1        Wat is een project met een IT-component?

Esmeralde Marsman en Herman Beerling

‘All things are created twice; first mentally; then physically. The key to creativity is to begin with the end in mind, with a vision and a blue print of the desired result.’

(Stephen Covey)

1.1   Inleiding

The perfect project is where the CIO is not involved. (Uit: interview Paolo Cinelli, CIO IKEA)

Bij het beschrijven van referentiemodellen voor het evalueren gebruiken we de brede definitie van een IT-project. Beter gezegd, dit boek richt zich op het evalueren van projecten met een IT-component. In de praktijk worden voor een IT-component ook andere termen gebruikt zoals ICT (Informatie- en Communicatie Technologie), informatiesysteem (IS) of hardware en software. Deze termen worden gezien als synoniemen. In dit hoofdstuk beschrijven we wat we bedoelen met de gekozen afbakening van een project.

1.2   Definities

In de literatuur worden verschillende definities gehanteerd voor een project. Zo hanteert AXELOS voor PRINCE2 de definitie van een project als: ‘Een uniek tijdelijk samenwerkingsverband, met een vooraf gedefinieerd budget en doorlooptijd, dat leidt tot een vooraf overeengekomen projectresultaat en een continue valide business case’. [in het Engels: ‘A temporary organisation that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed business case.’] (AXELOS, 2010).

In mijn optiek zijn er geen IT-projecten. Een project betekent een verandering en IT is hooguit een onderdeel daarvan. (Uit: interview Wichert van Engelen, manager ICT Vernieuwing bij GVB)

Voor het Project Management Institute (PMI) is een project een tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat te creëren. [in het Engels: ‘A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product, service or result’.] (PMI).

De ISO-standaard 21500 definieert een project als: ‘Het behalen van een doelstelling door het uitvoeren van een uniek aantal processen, bestaande uit gecoördineerde en gecontroleerde activiteiten met start- en einddata. Het behalen van de projectdoelstelling vereist resultaten conform gespecificeerde eisen, alsmede meervoudige randvoorwaarden zoals tijd, geld en capaciteit’. [in het Engels: ‘A unique set of processes consisting of coordinated and controlled activities with start and finish dates, undertaken to achieve an objective. Achievement of the project objective requires deliverables conforming to specific requirements, including multiple constraints such as time, cost and resources’ (Zandhuis, 2013).

Van der Molen (2009) benadrukt het doel van een project. Het doel is om door middel van een investering tot waardecreatie voor een organisatie of haar omgeving te komen.

Mede gebaseerd op de aspecten die in de voorgaande definities zijn beschreven, wordt in dit boek een project dan ook gedefinieerd aan de hand van de volgende kenmerken:

  • Beschikt over een door een gemandateerde opdrachtgever ondertekende of afgegeven opdracht.
  • Kent een vooraf gedefinieerde doelstelling en samenhangende eindresultaten.
  • Heeft een begin en een einde en wordt op enig moment afgesloten, waarbij de resultaten worden overgedragen aan de staande organisatie.
  • Beschikt over een eigen planning met mijlpalen en een capaciteitsplanning.
  • Kent een gefaseerde uitvoering van het proces.
  • Beschikt over speciaal toegekende middelen, waaronder een projectbudget, een ontwikkelbudget en capaciteit.
  • Betrekt de eindgebruikers in meerdere rollen bij de uitvoering, opdat zij hun expertise kunnen leveren en tijdig de daadwerkelijke invoering kunnen voorbereiden.

De verandering zelf is inefficiënt, dus moet je hier een apart budget voor vrijmaken (het resultaat beoogt dat natuurlijk niet te zijn). (Uit: interview Wichert van Engelen, manager ICT Vernieuwing bij GVB)

Een project acteert in de zogenoemde ‘duivelsdriehoek’: het spanningsveld van tijd, geld en kwaliteit. Soms spreekt men ook wel van het ‘duivelsvierkant. Dit is het spanningsveld van tijd, geld, kwaliteit en functionaliteit. Binnen dit spanningsveld kent een project zijn eigen doelstelling, zijn eigen beheersprocessen, een eigen organisatie, een specifieke werkwijze en eigen interne informatiestromen. Dit wordt ondersteund door specifieke IT-voorzieningen voor dat project waarmee projectmedewerkers hun werk doen. Een project staat binnen zijn omgeving en draagt bij aan de veranderingen binnen die organisatie. In figuur 1.1 is dit gevisualiseerd.

Er is een nieuw evenwicht nodig tussen een professionele opdrachtgever en een volwassen opdrachtnemer, beiden gericht op het doel. De IT-sector bevindt zich nog in een ontwikkelfase waarin men graag wil laten zien wat men kan. Een verandering van houding is nodig, waarbij de IT-er zich afvraagt: “Is dit wel een IT-probleem?” Ga de opdrachtgever opvoeden in plaats van je te gedragen als whizzkid. Soms moet je iets niet wíllen kunnen. Als de houding van de whizzkid niet verandert, dan wordt uiteindelijk het vertrouwen geschaad. (Uit: interview Saskia Stuiveling, president Algemene Rekenkamer)

 

Figuur 1.1 Project binnen zijn omgeving

 

De definities en kenmerken van een project hebben betrekking op People, Product en Process (Cooper & Kleinschmidt, 1986). In de marketing en bij kwaliteitsmanagement is dit een gebruikelijke indeling. Deze indeling wordt echter niet alleen toegepast bij de ontwikkeling van nieuwe producten voor de markt maar ook bij de ontwikkelingen in de informatietechnologie. Het is een rubricering die later in het boek terugkomt bij het indelen van methoden, best practices, standaarden en frameworks die als referentie gebruikt kunnen worden voor het evalueren van projecten met een IT-component.

Het opsplitsen in kleinere projecten is goed maar er moet wel één visie (architectuur) aan ten grondslag liggen. Bij projecten gaat het om het uiteindelijke doel en minder om de weg om dat doel te bereiken. (Uit: interview Wichert van Engelen, manager ICT Vernieuwing bij GVB)

In dit boek gaat het om projecten die veranderingen in een organisatie doorvoeren met behulp van een IT-component. Een project met een IT-component is dus een project dat tot doel heeft om beheersbaar een verandering te realiseren in een organisatie en/of haar omgeving waarbij het ontwikkelen en/of het invoeren van informatietechnologie noodzakelijk is om die verandering tot een succes te maken. Informatietechnologie zal echter altijd in samenhang met organisatie, processen, informatie en medewerkers gerealiseerd moeten worden. Het gaat om ‘een verandering in samenhang’. Een evaluatie van een dergelijk project met een IT-component is altijd nuttig en kan in elke fase van het project plaatsvinden. Ook projecten die nog moeten starten kunnen al geholpen zijn bij een goede evaluatie.

1.3   Het evalueren van projecten met een IT-component

Waarom beperkt de scope van dit boek zich tot het evalueren van projecten met een IT-component en richt het zich niet op andere projecten en/of veranderingsprocessen?

Het toepassen van IT in bedrijven en bij de overheid wordt steeds groter en complexer. Een veel gehoorde klacht is dat IT-projecten vaak niet het gewenste resultaat opleveren, veel te duur uitpakken en een te grote tijdsoverschrijding kennen. Kortom, veel redenen om projecten gefundeerd te evalueren, er van te leren en volgende projecten beter uit te voeren.

Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen projectleiders en projectmanagers. Er zijn veel medewerkers opgeleid om projecten te beheersen en te managen, maar er zijn te weinig mensen die projecten daadwerkelijk kunnen ‘leiden’. Dit betekent namelijk het richting kunnen en durven geven, het enthousiasmeren van mensen, lef hebben en naar een doel toewerken. ‘Cut the crap’ en werk naar een doel toe. (Uit: interview Wichert van Engelen, manager ICT Vernieuwing bij GVB)

In de praktijk zijn het niet alleen projecten met een IT-component die last hebben van het niet tijdig of binnen budget behalen van vooraf gedefinieerde resultaten. Ook infrastructurele projecten kampen hiermee en menig procesverbeteringsprogramma of kwaliteitsmanagementsysteem strandt al voordat het is ingebed in een organisatie. In dit boek wordt evalueren toegespitst op ‘projecten met een IT- component’ omdat hiermee de inhoud van het boek beter aansluit op de belevingswereld van opdrachtgevers, projectmanagers, ontwikkelaars van projecten met een IT-component. Delen uit dit boek zijn zeker ook bruikbaar voor projecten uit andere doelgroepen.

1.4   Conclusie

Projecten met een IT-component worden in de praktijk vaak IT-projecten genoemd. Juist door het steeds meer samengaan van business en IT in de voortbrengingsketen en op diverse agile-manieren van werken, is het belangrijk om naar het geheel te kijken: van idee tot opgeleverd proces met bijbehorende IT en de niet-IT-ondersteuning. Dat maakt dat de eisen, gesteld aan het evalueren van dergelijke projecten ook hoog zijn. Op basis van de definitie van een IT-project helpen de volgende hoofdstukken je verder met de wijze waarop je een dergelijke evaluatie vorm kunt geven.

 

Please wait...

X
Added to your cart