‘Analysis is the art of creation through destruction.’

(P.S. Baber, Cassie Draws the Universe)

1 Inleiding

In dit hoofdstuk zijn de methoden, standaarden, best practices en frameworks beschreven die gerubriceerd zijn onder het domein Multicriteria. Per methode, standaard, best practice en framework volgt een toelichting, gebaseerd op de hoofdbron van de methode, standaard, best practice of het framework, aangevuld met informatie uit literatuurbronnen om een zo goed en volledig mogelijk beeld te geven. Vervolgens worden de scores getoond in een radardiagram voor zowel het gebruik als de inhoud. Daarna wordt een reflectie gegeven die de betekenis van deze scores toelicht. In hoofdstuk 14 worden alle methoden, standaarden, best practices en frameworks nogmaals met elkaar vergeleken op de afzonderlijke scores per onderdeel van de vragenlijsten.

2 Het 7 S’en model

2.1 Toelichting

Het organisatieadviesbureau McKinsey staat bekend om zijn 7 S’en- model uit begin jaren ’80 van de vorige eeuw. Het model is ontwikkeld door Thomas J. Peters, Jim Bennet, Julien Philips en, in een later stadium, door Robert H. Waterman Jr., allen consultants van deze organisatie (Quinn et al., 1988; Micklethwait & Wooldridge, 1997). Ze werden daarbij ondersteund door Richard Pascale en Anthony Athos, die later de totstandkoming van het 7 S’en model beschrijven in hun boek The Art of Japanese management (Crainer, 1999). Harvey Wagner testte het model in zijn lessen op de Universiteit van Carolina op zijn studenten organisatiekunde. Het boek In Search of Excellence kwam uit in de periode dat in Amerika het werkeloosheidspercentage 10% was en zorgde voor een herstel van de eigenwaarde van veel Amerikaanse bedrijven. De timing van de publicatie, het brede bronnenonderzoek en de toegankelijkheid van het boek hebben zeker bijgedragen aan de bekendheid van het model (Peters & Waterman, 1982).

Peters en Waterman onderkennen zeven interne organisatieaspecten die op elkaar afgestemd moeten zijn om als organisatie succesvol te kunnen zijn. Hun model ontwikkelden ze verder en ze deden een praktijktoets bij 62 Amerikaanse ondernemingen. Het model kan op diverse niveaus ingezet worden, dat wil zeggen binnen teams,

afdelingen of voor een gehele organisatie. Het model is geschikt om de prestaties van de organisatie te verhogen, effecten van toekomstige veranderingen te voorspellen, het op elkaar afstemmen van werkzaamheden van organisatieonderdelen en het bepalen hoe een voorgestelde strategie goed kan worden geïmplementeerd (Peters & Waterman, 1982; Kaplan, 2005).

Het 7 S’en model bestaat uit enkele zogenoemde ‘harde’ en ‘zachte’ elementen, die gezamenlijk het zevende element beïnvloeden: de ‘shared values’.
• Strategy: centraal staat het plan van het management op welke wijze de organisatie doeltreffend wil zijn en hoe men dat wil bereiken.
• Structure: de manier waarop de organisatie is ingericht, met elementen als taak- verdeling, coördinatie, hiërarchie, informatievoorziening en de positionering van lijn- en staffuncties.
• Systems: alle formele en informele procedures, regelingen en afspraken binnen de organisatie, waaronder de administratie-, budgetteringssystemen, orderafwikkeling, klachtenbehandeling, planning en prioriteitsstelling, beoordelingssystemen en het loopbaansysteem.
• Shared Values: de bovenliggende doelstellingen of ‘superordinate goals’. Het betreft hier de kernwaarden van de organisatie die de cultuur en de ethiek van de organisatie omschrijven. Wat wil een organisatie en waar staat de organisatie in de kern voor?
• Style: De stijl van het leiderschap, terug te zien in het gedrag van management en medewerkers. Het kan om samenwerken gaan, de manier waarop het kantoor is ingericht of de manier waarop activiteiten worden uitgevoerd.
• Staff: de medewerkers en hun capaciteiten en competenties. Denk daarbij aan vakkennis, beloning, opleiding, beoordeling en tevens hun moreel, motivatie en gedrag.
• Skills: de sleutelvaardigheden van de medewerkers. Dat wil zeggen het kenmerkende van de kennis en de vaardigheden van een medewerker in relatie tot de taakstelling van de organisatie.

Het 7S’en model wordt vaak toegepast in evaluaties, ook door interne en externe adviseurs, en is al lang niet meer het terrein van McKinsey zelf, die voor de implementatie en aanpak van evaluaties, audits en doorlichtingen haar eigen methoden heeft uitgebreid en uitgewerkt. McKinsey heeft een eigen aanpak voor het doen van organisatieanalyses en het doorlichten van de organisatie en projecten. Over haar aanpak heeft Mckinsey een aantal publicaties uitgegeven, die voor iedereen toegankelijk zijn. In deze publicaties wordt ingegaan op de werkwijze van ‘the Firm’ en de medewerkers, de ‘McKinsey-ites’ (Rasiel, 1999).

Aan de basis van de werkwijze van McKinsey ligt een driedeling die gebruikt wordt voor vrijwel alle onderzoeken en aanpakken. Deze driedeling is ook terug te vinden in de hiërarchie van de organisatie van McKinsey als bedrijf: ‘Client – Firm – You’. Zie voor een uitgebreide beschrijving Rasiel (1999). De driedeling is als volgt:
1. Gebaseerd op feiten. Er worden altijd zo veel mogelijk feiten verzameld. Zo kan de adviseur zich snel inlezen en inwerken in de organisatie waar het onderzoek

Figuur 1 Het 7S’en model van MCKinsey

plaatsvindt, en kan hij iedere presentatie onderbouwen met feiten en aan de medewerkers van de organisatie heel feitelijk een spiegel voorhouden.
2. Strak gestructureerd. Men zorgt ervoor dat alle resultaten ‘Mutually Exclusive’ en ‘Collectively Exhaustive’ (MECE) zijn. Mutually Exclusive houdt in dat iedere bevinding een op zichzelf staand feit is. Collectively Exhaustive wil zeggen dat alle aspecten van een probleem afgedekt zijn door een item in de lijst met bevindingen.
3. Op basis van hypothesen. Aan de start van een traject wordt tijdens een brainstormsessie door het onderzoeksteam een eerste oplossing gedefinieerd. Daarna wordt alles in het werk gesteld om deze oplossing te onderbouwen, of om juist te bewijzen dat een andere oplossing meer voor de hand ligt.

Deze aanpak wordt ondersteund door diverse basisregels die zich laten lezen als one- liners, zoals:
• The problem is not always the problem – Het probleem is niet altijd het probleem.
• Don’t reinvent the Wheel – Het wiel niet opnieuw uitvinden.
• Don’t make the facts fit your solutions – Schrijf de feiten niet toe naar de oplossingen.
• Make sure your solution fits your client – Zorg ervoor dat je oplossing past bij de klant.
• Don’t boil the ocean – ‘Probeer niet de oceaan te laten koken’, met andere woorden, probeer niet alle problemen in één keer op te lossen.
• Find the key drivers – zoek naar de aanleidingen die een sleutelrol vervullen.
• Pluck the low-hanging fruit – Pluk het laaghangende fruit.

2.2 Weging

7S’en - gebruik

Figuur 2 7 S’en gebruik

7S’en - inhoud

Figuur 3 7 S’en inhoud

2.3 Reflectie

Het 7 S’en model wordt nog regelmatig gebruikt als ‘thermometer’ om in een project of een organisatie te steken. Het helpt om op een aantal aandachtsgebieden de achtergrondinformatie expliciet te maken. Het 7 S’en model is daarmee veel meer een aanpak dan een methode of een instrument. Het voordeel is de grote bekendheid, dus

de zeven onderdelen van het model zitten in het collectief geheugen van veel managers en bestuurders. Het nadeel is de beperkte wetenschappelijke onderbouwing van de zeven elementen.

Op inhoud is het 7 S’en model vooral zeer breed bruikbaar door de generieke toepassing voor meerdere branches, voor meerdere soorten organisaties en voor verschillende soorten teams. Op alle andere aspecten scoort het 7 S’en model laag.

Op inhoud is duidelijk dat dit model juist ruimte geeft aan het geven van input over diverse onderwerpen, het kijkt dus niet naar projectmanagement. De scores zijn dus allemaal laag. Hooguit aspecten als goed communiceren en het leggen van de relatie met de organisatie staan beschreven in de toelichting. Daar scoort het model voor een deel op.

Voor het doen van evaluaties biedt dit model een mooie kapstok die leidt tot gesprek en discussie, en in een goede workshop zal dat ook zeker tot slimme inhoudelijke onderwerpen leiden die passen bij de 7 S’en die in het model benoemd zijn. In die zin is het 7 S’en model een aanvulling op eerdere methoden, standaarden, best practices en frameworks vanwege de kans om alle onderwerpen die spelen in een project te rubriceren aan de hand van deze zeven elementen.

 

Wouter Bronsgeest

Please wait...

X
Added to your cart